Наличие ТЗ выгодно и для подрядчика, и для заказчика. В нем обозначены задачи и цели, а также срок выполнения работ. И если в небольшой компании – до 5 человек – допустимо выполнять работы по внедрению Битрикс 24 без составления ТЗ, то в крупной организации такой процесс может стать бесконечным.
Роботы, триггеры и бизнес процессы в Битрикс24
Любой руководитель знает простую истину: больше всего времени тратится на согласование, а после – на контроль за выполнением договоренностей и соблюдением сроков. Начальник превращается в надзирателя, ежедневно раздающего «мотивацию» подчиненным. В результате время и силы непродуктивно тратят все – руководитель, подчиненные, клиенты. Автоматизация бизнес процессов позволяет осуществлять делегирование и контроль системно, с возможностью оперативного внесения информации и корректировки данных.
Бизнес – это не только клиенты и продажи
Кроме непосредственного взаимодействия с клиентами, заказчиками, покупателями есть процессы, затрагивающие бэкофис – отдел кадров, технический, бухгалтерию, снабжение. Документы «кочуют» из отдела в отдел, ждут очереди на согласование сначала ответственных лиц, потом руководителя. Часто вся процедура идет при посредничестве секретарей или офис-менеджеров, занимая реально уйму времени. Битрикс 24 позволяет вынести эту многоступенчатую процедуру из реального пространства в виртуальное, где все могут видеть этапы согласования и необходимые действия от ответственных лиц.
Процесс ведения сделок – сервис аккумулирует всю информацию о заказчиках, ответственных, руководителе, задачах для осуществления.
- Этапы согласования и подписи договоров.
- Выставление и оплату счетов.
- Создание шаблонных задач и назначение ответственных.
- Обработку лидов.
- Открытие торговых точек.
- Заявления на отпуск и друге кадровые документы.
В набор инструментов входит широкий функционал. Если же вынуждаетесь в специфических функциях, их можно внести посредством встроенного API. Автоматизация бизнес-процессов может происходить 2 способами:
- разработкой индивидуального проекта, где используются отдельные интерфейсы;
- посредством стандартного конструктора, где в помощь предлагаются «роботы» и «триггеры».
Алгоритм конструктора Битрикс 24 прост и позволяет произвести настройки линейных бизнес-процессов за 8-10 часов (то есть в течение 1 рабочего дня). На разработку требуется 48-72 часа (в течение 2-3 рабочих дней вопрос решается).
Роль роботов Битрикс 24
Минипрограммы, встроенные в систему корпортала позволяют снять рутинные задачи с сотрудника за счет внедрения автоматических алгоритмов. Программа отслеживает цепочки событий и реагирует в заданном формате. Например, при внесении отметки об исполнении задачи, автоматически ставится следующая из перечня. Для управления стандартным набором задач Битрикс уже содержит встроенных в систему роботов, готовых к работе. Интерфейс настройки простой и интуитивно понятный.
Роботы могут реагировать и сортировать на входящую почту, планировать встречи, уведомлять лиц, чье участие требуется конкретным проектом и задачами. Чаще всего боты используются в функционале «Задачи». Автоматизация освобождает менеджера от необходимости делать рассылки и звонки с уведомлениями.
Триггеры
Еще один инструмент автоматизации, позволяющий облегчить выполнение контроля за совершением и оформлением сделок. Триггерами называют события, которые являются критическими отметками в последовательности задачи. Событие произошло – значит переходим на следующий этап работы. Триггер дает «отмашку-сигнал» роботу на осуществление действия.
Размещение роботов и триггеров
Функционал располагается в настройках CRM. Произвести необходимые действия можно в разделе «Задачи и проекты». Можно указывать условия, отмечать ответственных и действия, которые требуется выполнить роботу. Роботы могут не только формулировать информацию, делать обзвон, рассылать смс или электронные письма, они также могут заниматься сбором сообщений от клиентов посредством «Открытых линий», сортировать, маршрутизировать между ответственными сотрудниками в порядке очередности. Нажимайте «+Добавить» и вам будут предлагаться категории задач и адресатов. Выбирайте нужные метки, на которые будет в дальнейшем ориентироваться система.
Продвижение посредством рекламы
Делегируйте роботу размещение рекламы: он расскажет о товарах и услугах не только по телефону или в рассылке, но и разместит посты в соцсетях. Также можно настроить роботов на сбор и анализ данных по рекламе – отслеживание трафика, источники, отзывы, количество просмотров. Такой контроль каналов продвижения поможет тратить средства на рекламу, размещая в наиболее эффективных платформах.
Помимо базовых роботов всегда можно заказать разработчику индивидуальный алгоритм, который гармонично встроится в уже имеющиеся коды и будет совместим с любыми доступными функциями. В него могут быть заложены специфические триггеры, делающие реакцию алгоритмов более точной и продуктивной.
