Наличие ТЗ выгодно и для подрядчика, и для заказчика. В нем обозначены задачи и цели, а также срок выполнения работ. И если в небольшой компании – до 5 человек – допустимо выполнять работы по внедрению Битрикс 24 без составления ТЗ, то в крупной организации такой процесс может стать бесконечным.
Внедрение «Битрикс24» для компании «Инициатива»
Агентство по трудоустройству «Инициатива» с 2005 года предоставляет услуги по подбору персонала для компаний, организаций и предпринимателей в любой точке Российской Федерации. Головной офис находится в городе Кропоткин, Краснодарский край. Агентство пользуется заслуженной популярностью как среди работодателей, так и среди соискателей вакансий. В связи с резко возросшими объемами предложений и откликов возникла острая необходимость базовой интеграции системы «Битрикс24».
Как работают кадровые агентства
Кадровое агентство «Инициатива» в течение пятнадцати лет занимается вопросами трудоустройства граждан в Краснодарском крае и в целом по России. Задачи, которые выполняет коллектив, требуют внимания, такта и умения работать с большими объемами информации. Кроме того, в их служебные обязанности входит:
- размещение объявлений о существующих вакансиях;
- прием и обработка заявок, ответы на звонки и сообщения;
- организация собеседований, а также контроль результатов;
- написание отчетов, ведение баз данных работодателей и свободных специалистов.
Смысл деятельности кадрового агентства – поиск компетентного специалиста по заявке, и его удачное трудоустройство. Получая от работодателей списки вакантных должностей, сотрудники фирмы предоставляют соискателям возможность найти работу с достойной заработной платой в нужном районе или вахтовым методом, с проживанием.
Цели внедрения системы
Наши эксперты и аналитики должны были решить следующие задачи:
- улучшить и ускорить обработку информации, автоматизировать поиск подходящих вакансий и обеспечить контроль за процессом трудоустройства и дальнейшего успешного труда соискателей максимально простым и доступным;
- проанализировать недостатки имеющихся баз данных на работодателей, соискателей и существующих вакансий. Перевести их из неудобного для анализа и использования формата excel в стройную и понятную единую систему;
- сделать анализ недостатков связи с клиентами и исправить их;
- проработать возможность контроля удаленных сотрудников в других городах России;
- создать единую базу данных, с которой будет удобно работать;
- настроить прием и обработку заявок, поступающих по электронной почте, в социальных сетях ВКонтакте и Фейсбук;
- сделать возможной отслеживание и регистрацию телефонных обращений и заявок в единой системе.
Итогом работы наших сотрудников должно было стать внедрение стройной, гибкой системы «Битрикс24», позволяющей в кратчайшие сроки находить подходящие вакансии или квалифицированный персонал по поступившей заявке. А также – улучшение контроля рабочего процесса со стороны руководства, обучение и повышение квалификации менеджеров компании.
Какие недостатки мы обнаружили
Получив заказ, мы связались с представителем агентства, провели предварительный анализ существующей на данный момент ситуации. Побеседовали с владельцем и сотрудниками, ознакомились с поставленными перед нами задачами. По мере работы, нашими аналитиками были выявлены следующие недостатки:
- отсутствие стройной системы допусков и прав пользователя для сотрудников и руководства агентства;
- отсутствие адекватной системы контроля работы сотрудников офиса, а также удаленных сотрудников;
- отсутствие возможности быстро и эффективно обрабатывать входящий трафик заявок;
- неподходящая для успешной работы кадрового агентства система хранения и обработки информации, вынуждающая выполнять большинство действий вручную, без участия специализированных программ.
По результатам исследований и переговоров были сделаны выводы: агентство действительно нуждается в надежной и доступной для пользователей системе «Битрикс24», адаптированной под специфику его деятельности.
Проведенные работы
В рабочем порядке мы уточнили пожелания заказчика. Внесли необходимые изменения в техническое задание по результатам проведенного аудита процессов работы, и согласовали все пункты с представителем агентства. В кратчайшие сроки перенесли все необходимые данные на систему. Что мы сделали?
- Внедрили CRM-систему управления взаимодействия с клиентами, позволяющую создавать индивидуальные карточки, отслеживать все действия, связанные с ними. Был выбран тип «лиды+сделки», так как основной поток обращений – это входящие звонки по вопросам трудоустройства.
- Разделили входящий трафик на два этапа – «в работе» и «не обработан», чтобы в любой момент времени было понятно, над какими заявками идет работа.
- Настроили воронку по рекрутингу. Стройная система включила в себя все этапы трудоустройства соискателей как по месту жительства, так и вахты: входящий звонок или сообщение, общение с менеджером агентства, поиск подходящей вакансии, проведение собеседования, оформление рабочего договора или отказ со стороны работодателя. Также она дала возможность отслеживать отказы со стороны соискателей или неявку на работу.
- Создали базу вакансий, в которую вошла вся актуальная информация, изменяющаяся в онлайн-режиме по мере появления новых данных.
- Упростили и систематизировали работу с должниками, поставив ее на контроль руководства фирмы.
- Прописали четкие права доступа к рабочей информации в соответствии с занимаемой должностью в агентстве.
По окончании внедрения «Битрикс24» мы предоставили заказчику обучающие видео, доступно рассказывающие о возможностях системы, правилах ее использования.
Итоги работы
Базовое внедрение «Битрикс24» позволило достичь великолепных результатов:
- значительно снизилось время, необходимое для обработки поступающих обращений и поиска подходящих вакансий;
- улучшилась система учета входящих и исходящих звонков, сообщений, был усилен контроль со стороны руководства;
- создана единая база данных, учитывающая все происходящие рабочие процессы, с которой приятно и легко работать;
- увеличилась эффективность работы отдельно взятого сотрудника, ограничения доступа исключили вероятность недобросовестных действий;
- благодаря учебному материалу, оставленному нами, освоение и работа с новой системой прошли легко и без накладок. В дальнейшем видеоролики могут быть использованы при обучении новых сотрудников;
- новые возможности позволили более плотно сотрудничать с работодателями и соискателями, поздравлять с праздниками, подыскивать наиболее подходящие варианты;
- система дала возможность вести клиентов в течение всего срока работы с ними, отслеживая все изменения.
Благодаря внедрению «Битрикс» и единого рабочего пространства, агентство получило возможность нанимать сотрудников в любой точке страны и мира, обрабатывать информацию и вносить изменения удаленно, в поездках и командировках. Сейчас «Инициатива» благополучно осваивает систему, ведет базу данных, принимая и обрабатывая заявки, и проводит успешные сделки.
