Внедрение CRM системы без ТЗ (технического задания)

Что такое ТЗ

Техзадание – сложный документ, который формируется на множество страниц и описывает CRM систему, регламенты, основу плана техработ и правила эксплуатации. Техзадание составляет инженер, обычно со стороны разработчика. Основой же для составления этого документа являются требования заказчика к CRM-системе. Первоначально требования составляют, основываясь на пожеланиях заказчика. Затем полученные сведения анализируют, собирают воедино и формируют ТЗ.

Таким образом, отказ от составления ТЗ приводит к тому, что разработчика вынуждают производить бесконечные доработки, не оговоренные заранее. Заказчик же рискует никогда не получить готовый, ожидаемый им результат. Поскольку требования нигде не были прописаны.

По какой причине отказываются от ТЗ

Зачастую заказчики сами отказываются от составления ТЗ. Причины при этом упоминаются самые разные. Наиболее популярные:

• нет смысла, поскольку и так все ясно;
• нам не нужно ничего сложного, нет необходимости в ТЗ;
• не знают как его составить;
• отказываются, поскольку разработчик составляет ТЗ за отдельную сумму.

Следует понимать, что внедрить систему CRM с нуля невозможно. Каждая организация имеет свои особенности, тонкости деятельности и специфику. Для того чтобы настроить систему должным образом, требуется описать на бумаге требования.

Техзадание передает разработчику сведения, которые служат основой для формирования списка необходимых работ и их стоимости. Приобретение системы CRM отличается тем, что заказчику требуется предоставить разработчику информацию о своих требованиях, которые интегратор использует для разработки проекта внедрения.

Отдельные организации, которые отказываются от ТЗ, мотивируют это тем, что им необходима свобода выбора. Отдельные лица утверждают, что наличие слова «требование» в ТЗ его угнетает. Вне зависимости от объяснения отказ от ТЗ способен серьезно подорвать процесс. Такими отказами фактически, процедуру интеграции лишают основы.

Заказчик теряет право утвердить и согласовать условия, требования, особенности бизнеса. Интегратор не понимает, что от него требуют, не может учесть особенностей, специфики деятельности организации. Сроки затягиваются, проект срывается.

Требования к ТЗ

Существуют условия, соблюдая которые можно получить качественное ТЗ:

• требуется составлять ТЗ на каждую доработку либо внедрение ПО;
• над ТЗ должны работать обе стороны соглашения;
• правильно составленное и оформленное ТЗ в интересах заказчика и интегратора;
• этот документ не формальность;
• ТЗ основа для работы программистов;
• для работы не подойдут старые шаблоны ТЗ;
• формирование ТЗ поможет ускорить сроки выполнения проекта.

Выполнение этих условий поможет создать качественное, достойное ТЗ, которое позволит максимально профессионально произвести внедрение CRM.

Что содержит ТЗ

Техзадание должно быть максимально наполненным и правдивым. Разработчику требуется внести все требования к системе CRM, это исключит риск наличия недостатков, разногласий по стоимости, срывов сроков.

Обычно для подготовки ТЗ используют шаблоны разработчика по внедрению CRM. В нем должны присутствовать следующие блоки:

• Цель проекта-внедрения.
• Модели маркетинга, продажи.
• База клиентов.
• Продукт.
• Анализ, отчетность, прогноз и контроль.
• Интеграция.
• Мобильный вариант.
• Автоматизация управления.
• База.
• Технические требования.
• Доступы.

ТЗ – основная важнейшая доля интеграции и внедрения системы CRM. Она задает качество, скорость внедрения и слаженность работы команды. Это гарант того, что разработчик быстро закончит работу, а заказчик свое ПО без недоработок.

Последствия отказа

Отсутствие ТЗ, приводит к тому, что заказчик бесконечно меняет свои требования. Поскольку перед глазами нет документа с перечнем, ему не удается остановиться на конкретных условиях. Неопределенность не позволяет ему проанализировать процедуру внедрения и оценить все риски.

Интегратор в свою очередь, теряет время на бесконечные разработки, доработки. В таком случае разработчик не видит окончания работ и отдает предпочтение другим, определившимся организациям.

Таким образом, следует понимать, что наличие ТЗ в интересах обоих сторон. Это существенно ускоряет процесс и выводит процедуру на другой уровень. Клиент, как и разработчик, заинтересован в сокращении сроков. Поскольку быстрое внедрение влияет на положение фирмы среди конкурентов и позволяет выйти на иной уровень организации труда, производительности и доходности.