Генерация документов Битрикс 24

Любая сделка, осуществляемая компанией, подразумевает пакет сопровождающих документов. Сюда могут входить договора, акты приема-передачи, счета, товарно-транспортные накладные (ттн), коммерческие предложения – документов много, однако суть их заключается в базовом шаблоне, внутри которого могут меняться данные контрагентов, подрядчиков и заказчиков. Заполнение шаблонов вручную отнимет огромное количество времени и всегда будет содержать риск ошибки при внесении данных. Чтобы автоматизировать процесс, нужно, чтобы для каждой отдельной сделки формировался собственный пакет необходимой документации, куда данные бы заносились из профиля компании и второй стороны – заказчика/исполнителя, контрагента. Подобный подход не только сокращает временные затраты и риски, но позволяет в случае необходимости быстро назначить другое ответственное лицо без потерь данных, с логичным продолжением и закрытием сделки.

Удобство генератора документов Битрикс 24

Созданный пакет документов должен быть универсальным и не требовать для прочтения установки дополнительных приложений и ПО. В данном случае все файлы генерируются с использованием расширений .docx и pdf. Такой вариант наиболее оптимальный для большинства операционных систем, занимает небольшой объем памяти и при необходимости легко корректируется.

• Пользователь создает шаблон, который подгружается в систему, а данные в документ подставляются из CRM.
• При создании шаблона используются поля типа Merge Field, отвечающие за использование переменных данных.
• Алгоритм пути: вкладка «Вставка» – далее «Экспресс-блоки» – в них «Поле». Нам нужен тип MergeField. В поле «Имя поля» пишется наименование переменной, в графе «Формат» проследите, чтобы было указано «Нет».
• Важно! Если работа ведется с использованием MacOS, для создания шаблонов применяйте MS Word для Windows.

Генерация файла напрямую связана с запуском бизнес-процесса внутри программы. Автоматическое встраивание в шаблон переменных существенно экономит время на рутинные операции и делает документооборот более динамичным. Битрикс 24 предлагает бесплатные, уже интегрированные инструменты для генерации всех стандартных документов – есть набор готовых шаблонов, которые при необходимости дополняются собственными.

Преимущества генератора документов от Битрикс24

Создание пакета сопроводительной документации непосредственно в системе значительно облегчает и ускоряет осуществление документооборота. На каждом этапе согласовывается документация определенного уровня и на выходе получается полностью готовый пакет. Такой подход позволяет дублировать сделки с аналогичным алгоритмом и пакетами документации, внося изменения только в переменные.

• Сокращается время на прохождение согласований.
• Документ доступен внутри системы всем причастным к сделке специалистам.
• Проще осуществлять контроль за сопровождением документооборота в конкретном направлении.
• В случае смены контрагента, достаточно внести изменения только в карточку данных организации, автоматом данные поменяются во всей документации по сделке.

Документооборот стандартизируется, его легко можно дублировать для других, даже удаленных филиалов. В случае видоизменений документа, обновленный экземпляр оказывается в доступе для всех посредством замен базового шаблона.

Стандартизация документов и адаптация специалистов

Большие объемы документации сопровождают бухгалтерский учет, работу склада, торговых отделов. При подгрузке документации в общей системе проще отслеживать продвижение конкретных задач, очередь согласования, проведенные оплаты и задолженности. Такой подход сокращает нагрузки бухгалтера по аудиту, позволяет оперативно подключать юридическое сопровождение, выявлять нарушения в сроках сдачи документации из филиалов или торговых отделов.

Вновь принятые специалисты быстрее адаптируются к системе, когда могут формировать уже готовый пакет документов, отслеживать их согласование, подписание, проведение оплат по договорам, завершение сделок и сопричастных к процессу лиц. Сокращая срок адаптации на рабочем месте, работодатель исключает появление ошибок в документации из-за действий новичка, минимизирует затраты на введение специалиста в должность.

Система позволяет создавать типовые и уникальные шаблоны документов. Это делает документооборот гибким и адаптирующимся под потребности компании.

• Бухгалтерия;
• логистика;
• сбыт;
• закупки;
• кадры и отдел персонала;
• юридические документы;
• ТТК;
• коммерческие предложения.

Это не полный перечень направлений, где можно задействовать генератор документации от Битрикс 24. Простые алгоритмы делают механизм создания нужного документа доступным даже для рядовых работников.