Списание товара в 1С 8.3 — подробная инструкция

В каких случаях требуется списание товара в 1С

Списание нужно, когда товар больше нельзя продавать или хранить как обычную ценность. Причины бывают разные: порча, брак, истекший срок годности, недостача, пересортица, передача для внутренних задач. Если товар фактически выбыл, программа должна показать это в учете.

Списание товара в 1С

Списание всегда зависит от причины. Для недостачи, собственных нужд и транспортных расходов порядок будет разным.

Подготовка к списанию товаров в 1С

Перед тем как списать товар в 1С 8.3, нужно сверить остатки. Сначала проверяют склад, карточки номенклатуры, партию, цену и количество. Затем выполняется инвентаризация. Она показывает отклонение между учетным и фактическим остатком. На ее основании удобно создавать документ списания, чтобы данные подтянулись автоматически. Инвентаризация фиксирует дату проверки. Инвентаризация нужна и для комиссии. Итоговый документ должен хранить основание.

Создание документа Списание товаров в 1С

Чтобы понять, как списать товар в 1С, откройте раздел “Склад”. В нем найдите блок “Инвентаризация” и выберите “Списание товаров”. Удобнее идти от уже проведенной инвентаризации: откройте ее и нажмите “Создать на основании”. Тогда документ заполнится по строкам, где есть недостача. Если основание не используется, строки можно внести вручную.

Дальше проверьте организацию, склад, счет учета, номенклатуру, количество и сумму. В поле “статьи затрат” выбирают причину выбытия. После этого выполняют проведение и смотрят результат. Обычно недостача отражается на счет 94, а затем ее можно отнести на виновное лицо или на расходы, если виновный не найден. Такая операция дает понятный бухгалтерский результат. Посмотреть проводки при списании товаров в 1С можно через обработку движений после проведения документа.

Списание товаров в 1С в результате пересортицы

Пересортица возникает, когда по одному наименованию выявлена недостача, а по другому — излишек. По смыслу это не обычное списание, а исправление соответствия между фактом и базой. Например, на складе нашли один вид упаковки вместо другого. Сначала проводится инвентаризация. В строках указывают фактическое количество по каждой позиции. Программа покажет, где товар лишний, а где его не хватает.

Дальше используют документ пересортицы или оформляют две связанные операции: оприходование излишка и списание недостачи. Важно доказать, что позиции похожи, относятся к одному периоду и находятся у одного материально ответственного лица. Если условия не совпадают, простое взаимное закрытие опасно. Тогда недостача списывается отдельно, а излишек приходуется отдельно. Если пользователь ищет как списать товар в 1С со склада при пересортице, главное правило такое: сначала подтвердить факт, потом оформить движение.

Списание товаров для собственных нужд в 1С

Иногда товар не продают, а используют внутри компании. Например, образцы передают в офис, упаковку берут для комплектации, продукцию применяют для ремонта или демонстрации. В этом случае важно не просто убрать товар со склада, а показать, куда он ушел. Часто сначала товар переводят в материал. Для этого создают операцию перемещения или корректный документ, который меняет назначение ценности.

После этого материал можно списывать на нужный счет затрат. В форме выбирают подразделение, статью расхода и сумму. Если нужно понять, как списать продукцию в 1С, логика такая же: определить назначение, подтвердить основание, провести списание и проверить учет. При списании товаров в расходы в 1С важно заранее выбрать статью затрат, важно заранее выбрать статью, иначе результат попадет не в тот аналитический разрез. Для собственных нужд особенно важны внутренний приказ, заявка или акт передачи. Так предприятие подтверждает, что ценность не потеряна, а использована в деятельности.

Отражение транспортных расходов.

Транспортные расходы могут учитываться по-разному. Если доставка прямо связана с приобретением партии, ее можно включить в стоимость запасов. Тогда расход распределяется между позициями и влияет на себестоимость. Если доставка относится к продаже или общему обслуживанию, ее можно списать на текущие затраты. Поэтому сначала определяют, к какой операции относится перевозка.

В 1С расходы по доставке обычно отражают через поступление услуг, дополнительный расход или ручную операцию, если схема нестандартная. В документе указывают поставщика услуг, договор, сумму, ставку НДС и счет. Затем проверяют, включилась ли сумма в стоимость товара или ушла на затраты периода. Если доставка распределяется между партиями, нужно проверить базу распределения. Это может быть стоимость, вес, объем или другое правило, закрепленное в правилах компании.

Отдельно смотрят НДС. Если есть счет-фактура и право на вычет, программа должна отразить налог корректно. Если доставка связана с непроизводственными нуждами, порядок может отличаться. Списание продукции в 1С вместе с транспортной частью требует аккуратности: нельзя списать основную ценность и забыть связанные расходы. После проведения откройте движения и сверяйте аналитику и статью затрат.

Частые ошибки при списании товаров

Самая частая ошибка — выполнять списание без инвентаризации. Тогда нет основания, а данные выглядят сомнительно. Вторая ошибка — выбирать не тот склад. В результате товар остается на одном месте, а списывается с другого. Третья ошибка — неверный счет. Из-за этого бухгалтерия видит не ту статью и не тот результат.

Еще одна проблема — не заполнена причина выбытия. Без нее трудно понять, была порча, недостача, брак или передача для собственных нужд. Иногда пользователь меняет количество вручную, но не проверяет соответствие с фактом. Бывает и обратная ситуация: инвентаризация есть, но документ создан не на ее основании, поэтому программа не связывает операции.

Организация заранее описывает персональный порядок: какая обработка нужна, что использовать и как устанавливать основание. Операция должна быть понятна, а затрата на потери подтверждена актом.

Чтобы избежать ошибок, перед проведением проверьте:

• организацию и склад;
• номенклатуру и количество;
• основание и статью затрат;
• счет учета и счет списания;
• НДС и движение по партиям.

После проведения всегда открывайте движения. Если результат выглядит странно, не исправляйте строку наугад. Сначала вернитесь к инвентаризации, проверьте данные и только потом создавайте новый документ. Повторная инвентаризация показывает, какой товар реально остался, и новый документ закрывает расхождение. Такой порядок сохраняет учет понятным.