1 сентября 2026 года разделит российский бизнес на «до» и «после». С этого дня бумажное оформление ряда перевозочных документов сохраняется только в предусмотренных законом случаях. Федеральный закон № 140-ФЗ переводит транспортные накладные (ЭТрН) и экспедиторские документы в цифровой формат.
Если вы думаете, что это касается только крупных автопарков или логистов — расслабляться не стоит. ФНС, Ространснадзор и другие уполномоченные органы получат доступ к сведениям в пределах своих полномочий .
Новые правила затронут грузоотправителей, получателей, перевозчиков и экспедиторов, даже если логистика не является основным видом деятельности компании.
Что такое ГИС ЭПД и зачем туда всех загоняют?
Представьте себе общую цифровую тетрадь, к которой есть доступ у водителя, грузоотправителя, перевозчика и инспектора ГИБДД. Это Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
Раньше каждый вел свою тетрадку. У кого-то она терялась в бардачке, кто-то забывал поставить печать, данные не сходились с фактами. Теперь государство создало единое окно:
- Участники. Грузоотправитель создает документ. Перевозчик подтверждает прием груза. Получатель ставит отметку о доставке.
- Подписи. Каждая сторона использует электронную подпись. Тип подписи зависит от роли, конкретного действия и формата документа. Руководитель или ИП использует КЭП; сотрудник — КЭП физлица и МЧД. Для отдельных действий могут применяться другие виды подписи, включая решения через «Госключ».
- Операторы. Вы не отправляете файл напрямую государству. Обмен идет через аккредитованных операторов ИС ЭПД (информационных систем). Реестр операторов опубликован Минтрансом.
Если контрагенты работают через разных операторов, обмен может идти через роуминг. Однако поддержку конкретного формата и взаимодействие выбранных сервисов лучше проверить заранее
ЭПД и ЭТрН: в чем разница
ЭПД — это собирательное название электронных перевозочных документов, а ЭТрН — электронная транспортная накладная, один из видов электронных перевозочных документов.
ЭТрН подтверждает заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом. Иногда ее называют электронной ТТН, хотя юридически транспортная накладная и товарно-транспортная накладная — разные документы. С 1 сентября обязательный электронный формат вводится именно для транспортной накладной и ряда других документов, перечисленных законом.
Какие электронные перевозочные документы станут обязательными
Основные изменения установлены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. С 1 сентября 2026 года в электронную форму переводятся:
- транспортная накладная, заказ и заявка на автомобильную перевозку;
- транспортная железнодорожная накладная;
- грузовая накладная при воздушной перевозке;
- экспедиторские документы: поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки.
Не каждый документ, который сегодня можно оформить электронно, становится обязательным именно с этой даты. Например, путевой лист с 1 сентября 2026 года не требуется обязательно переводить в электронный вид, он по-прежнему может оформляться на бумаге
Когда транспортную накладную при автоперевозке оформляют на бумаге
Исключения для автоперевозок установлены приказом Минтранса от 01.06.2026 № 262. В перечень входят перевозки грузов военного назначения, в которых Минобороны выступает грузоотправителем или грузополучателем, отдельные перевозки с участием иностранных лиц и перевозчиков из ЕАЭС, доставка физическим лицам для личных нужд, подтвержденные технические сбои, отсутствие доступа к интернету, перевозка драгоценных металлов и камней, а также случаи, когда грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом
Исключения узкие, поэтому применять их «по похожей ситуации» рискованно. Если перевозка не входит в утвержденный перечень, бумажная накладная не заменит обязательную ЭТрН.
Типовые сценарии участников грузоперевозки и новые условия
Обязанность ЭТрН определяется ролью компании в конкретной перевозке, а не основным ОКВЭД.
- Доставка своим транспортом. Если везете товар со склада А на склад Б своими силами — ЭТрН не нужна. Договора перевозки нет, значит, и транспортная накладная в этом случае не требуется. Путевой лист может оставаться бумажным, однако состав остальных документов зависит от характера хозяйственной операции
- Работа с транспортными компаниями. Вы заказываете доставку у подрядчика, как грузоотправитель. Если перевозка не входит в перечень исключений, транспортная накладная должна быть сформирована в электронном виде.
- Самовывоз покупателем. Фраза «клиент заберет сам» больше не снимает ответственности. При самовывозе нужно проверить, кто заключает договор со сторонним перевозчиком и кто указан грузоотправителем и грузополучателем. Если покупатель самостоятельно нанял перевозчика, роли определяются договором перевозки. Когда грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом, приказ Минтранса № 262 предусматривает бумажное оформление транспортной накладной
- Вы — покупатель. Поставщик везет вам сырье. Вы указаны как «грузополучатель». Вы должны подтвердить приемку и подписать предусмотренную часть ЭТрН. Без оформления приемки документооборот по перевозке может остаться незавершенным.
- Экспедиторы. Раньше они часто оставались «невидимками» на бумаге. Теперь роли экспедитора в конкретной перевозке определяются договором и схемой работы. Поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки оформляются электронно, кроме установленных исключений.
Подписывающим документы сотрудникам нужны электронные подписи, машиночитаемые доверенности и права доступа. Для отдельных действий водителя предусмотрены другие варианты подписи, поэтому схему настраивают с учетом ролей.
Что будет, если компания не подготовится
Дополнительного переходного периода нет. Минтранс сообщил, что до 1 марта 2027 года при предъявлении бумаги инспекторы будут ограничиваться устным предупреждением. Это послабление в контроле, а не перенос срока.
Если у водителя нет ни электронной транспортной накладной, ни допустимого в конкретной ситуации бумажного документа, ему грозит предупреждение или штраф 500 рублей по части 2 статьи 12.3 КоАП РФ.
Штрафы от 100 000 до 300 000 рублей, которыми пугают в публикациях об ЭТрН, относятся к работе экспедитора без сведений в специальном реестре. Переносить их на любое отсутствие ЭТрН некорректно.
Основной риск шире штрафа. Если участники не получили подписи и не распределили роли, документ задержится на одном из этапов.
Машина приехала, а отправитель не может сформировать ЭТрН. Груз доставлен, но у получателя нет сотрудника с правом подписи. В результате задерживаются приемка, закрывающие документы и оплата.
Главная ловушка — считать ЭТрН исключительно задачей бухгалтерии
Бухгалтер чаще подключается к процессу, когда перевозка уже состоялась и документы поступили в учет. Но ЭТрН начинается задолго до выезда машины.
Например, менеджер договорился с клиентом о самовывозе, а клиент прислал стороннего перевозчика. Никто заранее не выяснил, кто выступает грузоотправителем и кто должен оформить транспортную накладную.
Продажник выписал УПД, а про перевозочные документы никто не подумал. В результате машина может задержаться на складе, перевозчик — предъявить требование об оплате простоя, а сотрудникам придется срочно восстанавливать правильную цепочку документов.
Процесс сломался на этапе менеджера. Без распределения ответственности бумажный хаос просто переедет в цифровую систему.
Как перейти на ЭПД и ЭТрН: пошаговый план
Не нужно бежать и покупать первый попавшийся сервис. Хаотичный переход приведет к покупке ненужных модулей. Действуем пошагово:
- Аудит ролей. Возьмите список перевозок за прошлый месяц. Выпишите их типы: свой транспорт / наемный / самовывоз. Поймите, где вы грузоотправитель, а где получатель. Это определит объем ваших затрат.
- Проверка подписей. Определите сотрудников, которые будут подписывать ЭПД. Руководитель или ИП использует свою КЭП. Сотруднику, подписывающему документы от имени компании, потребуются КЭП физического лица и МЧД. Остальным участникам достаточно настроить необходимые права доступа в сервисе .
- Выбор оператора ИС ЭПД. Заходите в реестр Минтранса. Выбирайте не по красивому логотипу, а по интеграции с вашей 1С или ERP-системой.
- Тестовый прогон. Проведите тестовую перевозку с лояльным контрагентом и подключенным перевозчиком. Пусть все участники сформируют и подпишут свои части документа. Так вы увидите слабые места процесса до его масштабирования.
- Зафиксируйте регламент. Обновите инструкции и договоры, назначьте ответственного за ошибки и незавершенные документы.
Переход требует времени на настройку. Эксперты Osminog Project знают как сделать этот процесс бесшовным и спокойным.
Поможем определить, какие ЭПД нужны вашей компании, проверить логистические сценарии, выбрать оператора ИС ЭПД, настроить подписи и МЧД, подключить сотрудников и провести первые перевозки.
